建筑设备租赁费结算不保留完整凭证可能少收5万元-来凤建筑设备租赁合同纠纷案例解读
一、案例检索信息
案由：建筑设备租赁合同纠纷
案号：(2025)鄂2827民初3211号
审理法院：湖北省来凤县人民法院
二、案件事实和判决结果
案件事实：
恩施某甲有限公司与湖北某乙有限公司来凤分公司签订《机械设备租赁合同》，约定某甲公司向某乙公司提供挖掘机租赁服务，用于来凤县城市污水收集管网扩建工程。合同详细规定了不同型号挖掘机的租赁价格：75、80反铲挖掘机按180元/小时（破碎作业260元/小时）；150反铲挖掘机按220元/小时（破碎作业300元/小时）；320卡特等挖掘机按270元/小时（破碎作业370元/小时）。
某甲公司从2022年10月至2023年11月在某乙公司工地施工，每月双方制作工程进度结算书。经结算，某甲公司完成租赁费用共计417049元，并已向某乙公司开具全额增值税电子专用发票。
某乙公司支付情况如下：
- 公司账户转账：34711.8元、20427元、8000元、40000元、17241.6元、45432.66元、50000元
- 代付挖机师傅工资：1400元
- 项目负责人刘某微信转账：25000元
- 代付油钱（使用某乙公司油卡）：61603.63元
判决结果：
法院判决湖北某乙有限公司来凤分公司向恩施某甲有限公司支付剩余租金113232.31元，驳回原告其他诉讼请求。案件受理费由被告负担大部分，原告负担小部分。
三、案例核心观点及处理建议
为什么原告少收5万元？关键就在"凭证不全"！
原告起诉时主张欠款163232.31元，但法院最终只支持113232.31元，相差整整5万元！问题出在：某甲公司在计算欠款时，只计入了部分银行转账，却漏掉了微信转账、代付油钱等其他付款方式。法院根据完整证据链核减后，才发现实际欠款比原告主张的少5万元。
这个案例给所有做设备租赁生意的朋友敲响警钟：打设备租赁官司，打的就是证据！ 别以为有合同就行，日常交易中的每一分钱都要"留痕"。以下是血泪教训总结的实用建议：
1️⃣ 每月必须签"工程进度结算书"（生死线！）
本案能胜诉的关键，就是某甲公司保存了每月经双方确认的工程进度结算书。很多老板图省事，只让工地人员口头确认或微信发个数字，结果打官司时对方不认账。记住：没有双方签字的书面结算单，干了活也可能拿不到钱！ 每月底必须让对方项目负责人签字确认当月工作量，哪怕对方拖延，也要发书面催告函。
2️⃣ 所有付款方式都要记账（别只看银行流水！）
某甲公司漏记的5万元包括：
- 微信转账25000元（项目负责人个人转的）
- 代付油钱61603.63元（用对方油卡加油）
- 代付工资1400元
血的教训： 不能只盯着公司账户转账！要把这些情况都纳入日常记账：
✓ 微信/支付宝转账（保存截图并备注用途）
✓ 对方代付的油费、维修费（每次加油后让加油站打印小票）
✓ 代发的工人工资（要求对方提供签字确认单）
✓ 现金支付（必须让对方写收条）
建议用Excel做"租金回收台账"，分栏记录：日期、金额、付款方式、凭证编号、备注。每月和对方财务核对一次。
3️⃣ 开发票要趁早（拖发票=给对方赖账机会）
本案合同明确约定："甲方不出具发票，乙方有权延迟付款"。某甲公司及时开了41万多的发票，这是能胜诉的基础。特别提醒：
- 不要等对方"有钱了"再开发票，合同约定付款时间到就开发票
- 开票后要让对方签收（微信发电子票也要确认收到）
- 对方以"政府没拨款"为由拒付？立即书面催告："已按约开票，请5日内付款，否则将追究违约责任"
4️⃣ 对方耍"失踪"别慌（缺席也能赢）
本案被告全程不露面，但法院照样判决其付款。遇到对方拒接电话、不回消息：
① 马上发《催款函》（EMS邮寄，保留寄送凭证）
② 起诉时申请财产保全（防止对方转移资产）
③ 开庭前3天再发短信提醒（"已起诉，案号XXX，拒不到庭将缺席判决"）
法律明确规定：被告经传票传唤不到庭，法院可以缺席判决。别被对方"玩消失"吓退！
✨ 最后划重点
设备租赁看似简单，但10个纠纷9个栽在记账上。某甲公司差点因漏记5万元证据败诉，幸亏其他证据扎实。各位老板务必做到：
✅ 每月签书面结算单（哪怕对方拖延也要留证据）
✅ 所有付款方式实时记账（微信转账、代付油钱都算数）
✅ 按合同时间开票催款（别给对方赖账借口）
记住：你和客户之间不是"信任"关系，而是"证据"关系。今天少记一笔加油费，明天就可能少收5万块！赶紧检查你的记账本，现在补救还不晚。