买卖合同中缺验收单货款难追回-长沙县律师买卖合同纠纷案例解读

一、案例检索信息

案由：买卖合同纠纷
案号：(2025)湘0121民初11008号
审理法院：湖南省长沙县人民法院

二、案件事实并判决结果

2020年9月，湖州某公司与长沙某公司签订《某某采购合同文件》，约定总价2916865.72元。合同规定：货物验收合格后15日内付清货款；若供货后3个月未验收，卖方可提交结算资料，结算后15日内买方必须付款。逾期付款按日千分之一计算滞纳金。2020年11月，双方又签补充协议，增加价款1515457.25元。
2021年1月7日，湖州某公司向长沙某公司发送第一批次货物，价款4030397.91元，收货验收单上有长沙某公司员工彭某手写签字。长沙某公司认为货物单价应调低，实际货款应为3975012.22元，但湖州某公司当庭提交了调价后的订单确认单（2020年11月2日出具），证明单价已调整。
2021年3月，湖州某公司称发送第二批次货物20012.24元，但仅提供供货通知单，无验收单。长沙某公司对此否认收到货物。
长沙某公司已支付3627219.16元（含转账583373.14元和电子汇票3043846.02元）。
湖州某公司起诉要求支付剩余货款423190.99元及违约金282479.99元。

判决结果：法院判长沙某公司支付第一批次剩余货款403178.75元，违约金从起诉日（2024年11月25日）起按一年期LPR（贷款市场报价利率）计算；驳回第二批次货款20012.24元及高额违约金的请求。

三、核心观点：交易中三张纸不能少，否则货款可能打水漂

这个案子说透了一个道理：买卖货物，光发货不行，必须让对方“签字画押”确认收货。很多小老板做生意只图快，忽略单据，最后钱要不回来。法院为啥不支持第二批次货款？就因为原告拿不出验收单，只有供货通知单——这就像你借钱给朋友，没打借条，光靠聊天记录，法院能认吗？

关键提醒：

1. 验收单是“钱袋子”的保险绳：
   案子中，第一批次货款能要回来，全靠彭某签字的收货验收单。第二批次没验收单，光有供货通知单，法院直接说“证据不足”。记住：送货后，务必让对方在验收单上手写签字+盖公章，别嫌麻烦！口头说“收到了”没用，微信截图也可能被抵赖。

2. 调价争议谁主张谁举证：
   长沙某公司说“单价要调低”，但没拿出计算依据，法院就说“举证不能，自己担责”。而湖州某公司有调价确认单（2020年11月2日签的），就赢了。提示：合同里写了调价机制？每次调价必须双方书面确认，拍照存档，别等到打官司才翻旧账。

3. 违约金别写太高，否则法院砍一半：
   合同约定逾期付款按日千分之一（年化36.5%）算违约金，原告要了28万，法院直接降到LPR（现在约3.45%）。为啥？因为法院觉得“保交楼企业不是故意赖账”。提示：签合同时违约金别乱写“日万分之五”，超过LPR4倍（约13.8%）可能被砍。真想震慑对方，不如加一句“违约方承担律师费”。

遇到类似纠纷怎么办？

• 发货前：合同里写清“验收流程”，比如“收货后3日内不签验收单视为合格”。
• 发货时：全程留痕！拍照记录货物、运输单，让对方在验收单签字（哪怕微信拍个照也行）。
• 催款时：别光打电话，发书面函件（用邮政EMS，备注“催款通知”），这是打官司的铁证。
• 被赖账时：先核对所有单据。缺验收单？赶紧找对方补签；对方不认？马上起诉，别拖过3年诉讼时效。

最后说句大实话：生意人别把“信任”当筹码。签字盖章不是伤感情，是帮双方避坑。这案子原告差点丢2万货款，就因为少一张纸——你的下一笔生意，别重蹈覆辙。